カテゴリー別アーカイブ: Microsoft Office

Microsoft Officeに関する情報

【使えるショートカットキー】【Excel】フィルターのオン/オフ


群馬県高崎市在住「みんなのIT」管理者のDBAかとう(@namibuta)です。

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久しぶりの「ショートカット」テクニックのご紹介です。

 

Excelのフィルター機能、活用していますか?

表を作成した際に、ある項目で絞込をしたり、並べ替えをしたりするのに便利な機能です。

 

表にフィルターを設定するには、

①表のタイトルのセルを選択

②メニューバーの「データ」から「フィルタ」を選択。

namibuta_excel_20160924_001

 

こんな感じですね。

namibuta_excel_20160924_002

 

でもパソコンで仕事をしているとマウスでこの操作をするのは少し面倒。

「フィルター」ってアイコンがどこにあるのか探してしまって時間をロスしてしまうことがあります。

そんな時に便利なのがショートカット機能。

「CTRL」+「Shift」+「L」

を同時に押すと、フィルター機能のオン、オフが出来ます。


 

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【Excel2016】セルのコピーが遅いときの対処法


群馬県高崎市在住「みんなのIT」管理者のDBAかとう(@namibuta)です。

 

Excel2016を使っています

仕事ではExcel2013を使用することが多いのですが、

自宅のパソコンは既にExcel2016にバージョンアップしています。

そのExcel2016で複数のファイルを開いてファイル間でセルのコピーをすることが良く有ります。

 

セルのコピーで固まる

最近使っている時の話ですが、

セルを選択してコピーすると、Excelが固まった状態(応答なし)になりしばらく経つと動き出す。

貼り付けしようとするとコピーができていないという事象が多発し始めました。

 

原因を特定するのは難しい

原因は色々あるようで、全てのケースに当てはまる訳ではありません。

場合によってはExcelの再インストールが必要な場合も有ります。

しかしこのPCの場合、8月にPCがクラッシュしてクリーンインストールしていますので、

再インストールするという手段は考えづらい。

色々調べてみると、Windowsの一時ファイルを格納するエリアの肥大化に起因して発生する場合があるということで、この対処をしてみました。

 

ディスククリーンアップの実行

ここでは、Windows10での操作方法を説明します。

なお、この作業で改善しない場合も有りますので、自己責任でお願いします。

 

Windows10の場合、一時ファイルを格納するフォルダは以下にあります。

C:\Users\[ログインユーザー名]\AppData\Local\Temp

設定によってはこのフォルダは見えませんし、

このフォルダは色々なプログラムが使用しますので

エクスプローラー等を使っての削除は大変危険です。

そのため、Windowsのツールを使用します。

 

実施方法は以下の通り。

  1. 「スタート」ボタンから「Windows管理ツール」⇒「ディスククリーンアップ」を選択します。
  2. 「削除するファイル」欄の「一時ファイル」をチェックします。
    サイズが右側に表示されていますが、私の場合、この作業をする際に「1.6GB」ありました。

    WS000006

  3. チェックが終わったら「OK」ボタンをクリックします。
    処理が開始され、自動的に終了します。

 

この作業後にExcel2016でコピペを行ってみると快適に動作しました。

 

フォルダの肥大化が直接的な原因かは不明ですが、今回はこの対応で改善しました。

でも通常は使用者が使うことのない領域です。

それをユーザーが整理しなければいけないというのはまだまだパソコンも敷居が高いですね。


 

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Excelで画像を印刷するとずれる時の対処法


群馬県高崎市在住「みんなのIT」管理者の加藤(@namibuta)です。

みんなのIT 河村友歌

 

図形や画像入りのExcelファイルを印刷

Excelというと「表計算ソフト」です。

この「表計算」という言葉は死語でしょうか?

計算だけではなくて、文書を作成するのにもよく使われます。

 

文書を格好良く見せるためには、文字だけでなく、画像や図形をつかうことがあります。

 

20150918_Excel_01

 

画面では完璧に出来たのに、いざ印刷するとずれてしまう・・・。

そんな経験は無いですか?

20150918_Excel_02

 

原因1 グループ化の多用

図形の「グループ化」という機能がありますが使ったことがありますか?

複数の図形を一纏めにしてグループ化すると、一緒に場所を移動したり、大きさを変えたりできるようになります。

20150918_Excel_03

 

この「グループ化」ですが、ネストする事が出来ます。

簡単に言うと、「グループ」を複数集めてさらに「グループ」を作る事ができるのです。

しかも何重にも・・・。

このグループ化がネストしている状態の時に、印刷ずれが発生することがあります。

 

原因1の対策1 グループ化解除⇒グループ化

こういった状況になったときには、

グループ化を全部解除してからグループし直すと改善することがあります。

  1. ずれている図形や画像を選択して、右クリック
  2. 表示されたメニューから「グループ化(G)」→「グループ解除(U)」を選択します。
  3. 2で「グループ解除」がグレーになるまで、1と2を繰り返しましょう。
  4. 3の状態になったら、グループ化したい画像を選択して、右クリック。
  5. 表示されたメニューから「グループ化(G)」→「グループ化(G)」を選択します。

 

 

原因2 図形の書式設定

実はMicrosoftのサポートサイトにこの事象が掲載されています。

[オブジェクトの位置関係] でオプションを設定した場合、Excel 2007 で挿入されたグラフや図形が拡大または位置がずれて印刷される

 

これによると図形の書式設定にある項目で以下の設定を選択しているとずれることがあるようです。

  • セルに合わせて移動するがサイズ変更はしない
  • セルに合わせて移動やサイズ変更をしない

 

Excel2007での問題とありますが、Excel2010でも発生しているのを確認済です。

 

原因2の対策  設定の変更

図形の書式設定を変更してみましょう。

  1. 対象の図形を選択し、右クリックします。
  2. 表示されるメニューから「サイズとプロパティ」を選択します。
    20150918_Excel_04
  3. 「図形の書式設定」という画面が表示されます。
    その中の「プロパティ」で「セルに合わせて移動やサイズ変更をする」を選択します。
    20150918_Excel_05
    ↑画面はExcel2013のものですが、以前のExcelでも同じような設定があります。

 

 

後書き

私の経験上、どちらかの方法で改善されます。

IT業界ではほとんどの文章をExcelで作成しています。

Wordは滅多に使わないですし、

PowerPointは客先向けに見栄えの良い資料を作るときだけです。

 

そんな使用頻度の高いExcelですが、

印刷がずれてしまう件の解決方法は意外と知らない人が多いです。

 

是非、参考にしてみて下さい!

 


 

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【使えるショートカットキー】Excelで使えるショートカットキー Part2


群馬県高崎市在住「みんなのIT」管理者のDBAかとう(@namibuta)です。

checkit_namibuta

 

Excelで使えるショートカットキーの2回目です。

WS000048_thumb

今回もCTRLキーと数値の組み合わせです。

  • [CTRL]+[6]:オブジェクトを非表示にしたり、表示したりします。
    貼り付けた図形や画像がキーを押すことで消えます。もう一度押せば元に戻ります。
    WS000054_thumbWS000055_thumb

 

  • [CTRL]+[9]:選択した列を非表示にします。
    この様に列が非表示になります。
    WS000060_thumbWS000061_thumb

 

  • [CTRL]+[0]:選択した行を非表示にします。
    この様に行が非表示になります。
    WS000057_thumbWS000059_thumb
    WS000053_thumb

どうぞお試し下さい(^o^)/

 

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【使えるショートカットキー】Excelで使えるショートカットキー Part1


群馬県高崎市在住「みんなのIT」管理者のDBAかとう(@namibuta)です。

checkit_namibuta

 

今回はExcelで使えるショートカットキーをご紹介します。

WS000048

CTRLキーと数値の組み合わせです。

  • [CTRL]+[1]:「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示します。
    WS000049

 

  • [CTRL]+[2]:セルの文字を太字にしたり、解除したりします。[CTRL]+[B]でも同じ事ができます。
    WS000050

 

  • [CTRL]+[3]:セルの文字を斜体にしたり解除したりします。
    WS000051

 

  • [CTRL]+[4]:セルの文字に下線をつけたり、解除したりします。
    WS000052

 

  • [CTRL]+[5]:セルの文字に取り消し線をつけたり、解除したりします。
    WS000053

どうぞお試し下さい(^o^)/

 

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